Time Tracker - Timesheet

Analysoinut Appwesome

Minulle ajanseurannan todellinen testi ei ole se, näyttääkö sovellus kiinnostavalta ensimmäisenä päivänä, vaan muistanko käyttää sitä vielä tavallisen työviikon keskellä. Time Tracker - Timesheet vetoaa juuri tähän arkeen: se on yrityskäyttöön suunnattu ajanseurantasovellus, jonka on tehnyt gleeo.com. Sen ideana ei ole tehdä työpäivästä monimutkaista, vaan auttaa tallentamaan, mihin tunnit menevät, ja hyödyntämään tietoa myöhemmin.

Ensimmäisen viikon hyöty syntyy pienestä kynnyksestä

Ensimmäisinä päivinä huomio kiinnittyy siihen, että ajan voi kirjata joko ajastimella tai jälkikäteen käsin. Tämä on tärkeä ero. Ajastin sopii tehtävään, jonka aloitus ja lopetus ovat selviä, mutta päivän aikana tulee vastaan myös puheluita, lyhyitä työvaiheita ja keskeytyksiä, joiden kellonaikoja ei aina ehdi napauttaa talteen. Silloin manuaalinen kirjaus tekee seurannasta käyttökelpoisempaa kuin järjestelmä, joka olettaa jokaisen työrupeaman alkavan sovelluksen avaamisesta.

Kannattaa aloittaa muutamalla selkeästi nimetetyllä projektilla eikä rakentaa heti pitkää tehtäväluetteloa. Liian tarkka luokittelu tuntuu aluksi tehokkaalta, mutta jokainen ylimääräinen valinta lisää kitkaa juuri silloin, kun haluaisi aloittaa työn. Kun luokat vastaavat todellisia kysymyksiä, kuten asiakkaan laskutettavaa työtä ja sisäisiä tehtäviä, merkinnät ovat myöhemmin helpompia tulkita. Tämä on ensimmäinen käytännön niksi: seurannan arvo riippuu nimistä ja rajoista vähintään yhtä paljon kuin napautusten määrästä.

Kenelle ajastin sopii ja milloin kirjata jälkikäteen

Itsenäiselle konsultille ajastin voi tehdä työpäivästä selkeämmän, etenkin jos useampi asiakas ja oma hallinnollinen työ vuorottelevat. Kuvittele tavallinen aamu: aloitat asiakasprojektin, keskeytät sen vastataksesi viestiin ja palaat myöhemmin tehtävään. Jos koko jakso jää yhden merkinnän alle, raportti ei kerro kovin tarkasti, mihin aika kului. Käytännössä kannattaa pysäyttää tai vaihtaa seurattavaa työtä silloin, kun työtehtävä aidosti vaihtuu, eikä yrittää korjata epämääräistä muistikuvaa viikon lopussa.

Toisaalta ajastimen jatkuva käynnistäminen ja pysäyttäminen ei sovi jokaisen työhön. Kokouksista toiseen liikkuva tai paljon lyhyitä pyyntöjä hoitava käyttäjä voi kokea sen rasitteeksi. Hänelle järkevämpi tapa on kirjata työjaksot päivän päätteeksi, kunhan merkinnät tehdään riittävän pian ja tapahtumien nimet ovat ymmärrettäviä. Paras työtapa on se, jota jaksat noudattaa myös kiireessä, ei se, joka näyttää teoriassa tarkimmalta.

Kuukaudesta toiseen raportit muuttuvat hyödyllisiksi

Ajan seuranta alkaa tuottaa enemmän kuin päivän tuntisummaa vasta sitten, kun kirjauksia kertyy tarpeeksi vertailuun. Raporteista ja kaavioista voi hahmottaa, mitkä projektit syövät odotettua enemmän aikaa ja kuinka suuri osuus työstä on laskutettavaa. Tämä ei automaattisesti kerro, että jokin tehtävä pitäisi lopettaa tai hinnoitella uudelleen, mutta antaa paremman lähtökohdan kysyä, miksi suunnitelma ja toteuma eroavat.

Jos laskutat asiakasta tuntien perusteella, vie tietoja säännöllisesti ja tarkista merkinnät ennen kuin niistä tulee laskutuksen pohja. Sovelluksen vienti avoimiin tiedostomuotoihin on tässä käytännöllinen vahvuus: tietoja voi käsitellä myös muualla sen sijaan, että koko työnkulku olisi sidottu yhteen näkymään. CSV-vienti sopii esimerkiksi taulukkolaskentaan, jossa voit ryhmitellä rivejä projektin tai ajanjakson mukaan. Vienti ei kuitenkaan itsessään ratkaise sitä, ovatko nimet ja merkinnät johdonmukaisia; epäselvä kirjaus pysyy epäselvänä myös taulukossa.

Yksi hyödyllinen kuukausirutiini on verrata arvioitua ja kirjattua aikaa vain muutaman tärkeimmän projektin osalta. Kaikkea ei tarvitse analysoida kerralla. Jos huomaat, että hallinnollinen työ jää toistuvasti kirjaamatta, voit lisätä sille oman seurattavan kohteen sen sijaan, että yrittäisit mahduttaa sen asiakastyön sisään. Näin sovellus palvelee päätöksentekoa eikä muutu pelkäksi arkistoksi.

Miten Time Tracker - Timesheet toimii?

Kun avasin Time Tracker - Timesheet -sovelluksen ensimmäistä kertaa, olin yllättynyt sen suoraviivaisuudesta. Käyttöliittymä on selkeä ja helppo navigoida. Voit luoda projekteja ja tehtäviä muutamalla napautuksella. Jokaiselle projektille voi asettaa aikarajan, mikä auttaa pitämään sinut oikealla tiellä.

Projektin aikaraja toimii parhaiten muistutuksena ja suunnittelun apuna, ei lupauksena siitä, että työ valmistuu tiettyyn hetkeen mennessä. Jos projektin laajuus muuttuu, vanha tavoite voi johtaa harhaan. Siksi tarkistan rajaa vasten raportoitua aikaa yhdessä työn tilanteen kanssa: ylitys voi kertoa joko tarpeesta arvioida projekti uudelleen tai siitä, että alkuperäinen arvio oli liian optimistinen. Pelkkä tuntimäärä ei selitä syytä.

Sovellus tarjoaa mahdollisuuden kirjata työaikaa manuaalisesti tai käyttää ajastinta. Itse pidän ajastimen käytöstä, koska voin yksinkertaisesti painaa start-nappia ja antaa sovelluksen hoitaa loput puolestani. Kun työskentely päättyy, painan vain stop-nappia ja kaikki on tallennettu. Kuinka helppoa!

Ajastimen helppous riippuu silti muistamisesta. Jos työpäivään kuuluu paljon keskeytyksiä, väärään aikaan pysähtynyt tai käyntiin jäänyt seuranta voi heikentää merkintöjen luotettavuutta. Tarkistan siksi päivän päätteeksi, että kirjaukset vastaavat työpäivän todellisia jaksoja. Sovelluksen ilmoitukset voivat auttaa huomaamaan unohtuneen ajastimen, mutta ne eivät korvaa omaa tarkistusrutiinia.

Raportointi ja analytiikka

Mikä tekee Time Tracker - Timesheet -sovelluksesta todella hyödyllisen, on sen raportointiominaisuudet. Voit tarkastella kaavioita ja raportteja, jotka antavat sinulle selkeän kuvan siitä, mihin aikasi kuluu. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos haluat parantaa tehokkuuttasi tai laskuttaa asiakkaita tarkan työajan perusteella.

Raportteja kannattaa lukea kysymysten, ei vain lukujen kautta. Käytän niitä esimerkiksi selvittääkseni, onko asiakkaalle varattu työaika jakautunut useisiin pieniin tehtäviin vai kulunut yhteen isoon kokonaisuuteen. Ero voi vaikuttaa siihen, miten suunnittelen seuraavan viikon ja millaisen arvion annan vastaavasta työstä. Jos kirjaat samaan projektiin kaikki tehtävät ilman erottelua, raportti voi jäädä liian yleiseksi; jos taas erottelet jokaisen pienen asian, seurannan ylläpito alkaa viedä aikaa itse työltä.

Sovellus tukee myös vientiä eri tiedostomuotoihin, kuten CSV, mikä tekee datan jakamisesta ja analysoimisesta muilla alustoilla helppoa. Itse asiassa, kerran kun olin vienyt tietoni, huomasin miten paljon aikaa olin käyttänyt sähköposteihin – se oli silmiä avaavaa!

Vienti tarjoaa myös mahdollisuuden vaihtaa työskentelytapaa myöhemmin: voit tarkastella tietoja taulukossa tai säilyttää niistä itsellesi erillisen kopion. Tiimissä kannattaa sopia etukäteen, millä nimillä projekteja ja tehtäviä merkitään, jotta raportteja voi verrata järkevästi. Muuten sama työ saattaa päätyä eri ihmisillä eri otsikoiden alle, eikä yhteinen kooste kerro paljon. Avoin tiedostovienti on siis hyödyllinen jousto, mutta sen hyöty syntyy vasta siististä kirjauskäytännöstä.

Integraatiot ja lisäominaisuudet

Time Tracker - Timesheet ei ole mikään perusajanseurantasovellus. Se integroituu saumattomasti muiden työkalujen, kuten Google Kalenterin, kanssa, mikä mahdollistaa ajan seurantatietojen synkronoinnin kalenterisi tapahtumien kanssa. Tämä on erityisen kätevää, jos kalenterisi on jo täynnä tapaamisia ja haluat pitää kaiken yhden katon alla.

Kalenteriin nojaavan työnkulun hyöty on ennen kaikkea tapaamisten muistaminen, ei se, että kalenterimerkintä automaattisesti kuvaisi kaiken tehdyn työn. Valmistelu, jälkityöt ja asiakkaan asiaan liittyvät lyhyet tehtävät eivät välttämättä näy tapaamisen kestossa. Siksi käytän kalenteria muistilistana ja ajanseurantaa toteutuneen työn kirjaamiseen. Näin ne täydentävät toisiaan sen sijaan, että yrittäisin päätellä koko työpäivän kalenterista.

Lisäksi sovellus tukee erilaisia ilmoituksia, jotka muistuttavat sinua, jos unohdat pysäyttää ajastimen tai jos olet tehnyt liian pitkiä työpäiviä. Nämä pienet asiat tekevät sovelluksesta todella käyttäjäystävällisen ja auttavat välttämään yleisiä virheitä.

Ilmoituksista on eniten hyötyä, kun ne tukevat omaa rutiinia eivätkä muutu taustahälyksi. Jos työpäivän pituus vaihtelee, pitkästä päivästä muistuttava viesti voi olla hyvä tarkistushetki, mutta se ei tiedä, oliko ylimääräinen työ tarpeellista. Ajastimen unohtumiseen liittyvä huomio puolestaan auttaa korjaamaan kirjausta ennen kuin virhe ehtii jäädä raporttiin. Tällaiset pienet tarkistuspisteet ovat arvokkaita juuri siksi, että ne vähentävät jälkikäteen tehtävää arvailua.

Ylläpito, tiimikäyttö ja vaihtoehdot

Kun käytän sovellusta pitkään, suurin ylläpitotyö ei ole itse ajastimen painaminen vaan projektien pitäminen ymmärrettävinä. Päättyneet projektit kannattaa erottaa aktiivisista, ja uusille tehtäville on hyvä käyttää samaa nimeämistapaa kuin vanhoille. Muuten valikoista tulee vähitellen hankalia ja raporttien vertailu vaikeutuu. Tämä on ajanseurannan tavallinen vaihtokauppa: tarkempi luokittelu auttaa myöhemmin, mutta vaatii siisteyttä joka päivä.

Tiimille sovellus voi sopia silloin, kun yhteinen tavoite on nähdä työajan jakautuminen ja viedä tietoja jatkokäsittelyyn. Käyttöönottoa ei silti kannata aloittaa pelkästään asentamalla sovellus kaikille. Sopikaa ensin, mitä kirjataan, milloin ajastin pysäytetään ja miten poissa työstä olevat tai keskeytyneet jaksot merkitään. Jos jokainen tulkitsee projektit eri tavalla, yhteinen seuranta näyttää täsmälliseltä mutta tuottaa huonosti vertailukelpoista tietoa.

Moni pärjää myös puhelimen kalenterilla, muistiinpanoilla tai yksinkertaisella taulukolla. Ne ovat usein parempia, jos tarve on vain merkitä muutama työjakso tai jos haluat tehdä kaiken yhdellä välineellä. Tämän sovelluksen etu tulee selvemmäksi, kun haluat yhdistää ajastimen, projektit, raportit ja tiedostoviennin samaan ajanseurantaan. Jos tarvitset ennen kaikkea laskutuksen, henkilöstövuorojen tai laajojen projektien hallintaa, kannattaa arvioida erikseen, vastaako ajanseurantasovellus koko prosessiasi vai vain sen yhtä osaa.

Käytettävyys ja yhteensopivuus

Time Tracker - Timesheet on saatavilla sekä Androidille että iOS:lle, ja olen kokeillut sitä molemmilla alustoilla. Kokemus oli yhtä sujuva molemmissa, mikä on harvinaista. Sovellus toimii hyvin sekä älypuhelimella että tabletilla, joten se on joustava valinta riippumatta siitä, missä laitteessa haluat sitä käyttää.

Kyseessä on ilmainen sovellus, jonka ikäluokitus on PEGI 3. Sovelluksesta on käytössä versio 4.1.67, ja Android-laitteelta vaaditaan vähintään versio 7.0. Sovelluksen taustalla oleva pitkä historia näkyy siinä, että se on ehtinyt löytää oman paikkansa ajanseurannan työkaluna; käyttäjien keskiarvo on 4,1, ja asennuksia on yli 500 000. Nämä luvut kertovat laajasta käytöstä, mutta oma sopivuus ratkeaa silti sillä, kuinka hyvin projektien ja ajastimen käyttö istuu omaan työpäivään.

Osa sovelluksen sisäisistä ostoista voi maksaa 1,25–349,99 euroa, jos maksu veloitetaan Playn kautta. Tämä hintahaarukka kannattaa huomioida, jos aiot käyttää maksullisia vaihtoehtoja: selvitä sovelluksessa, mikä toiminto liittyy mahdolliseen ostoon ja tarvitsetko sitä omaan työnkulkuusi. Perusseurantaa arvioidessa en lähtisi ostamaan mitään vain siksi, että ominaisuus on tarjolla; ensin kannattaa kokeilla, riittävätkö projektit, ajastin ja raporttien vienti omiin tarpeisiin.

On myös syytä mainita, että sovellus ei vie paljon tilaa eikä kuluta liikaa akkua, mikä on ehdoton plussa, jos sinulla on vanhempi laite tai rajallinen akunkesto.

Itselleni ratkaiseva mittari on, jääkö seuranta käyttöön sen jälkeen, kun ensimmäinen kiinnostus raportteihin on laantunut. Jos avaan sovelluksen useimpina työpäivinä ja teen lyhyen tarkistuksen ennen päivän päättymistä, tiedoista kertyy vähitellen hyötyä. Jos taas unohdan käynnistää ajastimen jatkuvasti, raportit näyttävät järjestelmällisiltä mutta perustuvat aukkoihin. Silloin kevyt muistiinpano tai kalenterimerkintä voi olla rehellisempi vaihtoehto kuin liian kunnianhimoinen kirjaustapa.

Lopuksi, jos etsit työkalua, joka auttaa sinua hallitsemaan aikaasi tehokkaammin ja tarjoaa selkeät raportointiominaisuudet, Time Tracker - Timesheet on ehdottomasti kokeilemisen arvoinen. Se on kuin henkilökohtainen ajanvalmentaja taskussasi, aina valmiina auttamaan sinua maksimoimaan tuottavuutesi.